ASSOCIATION DES CENTRES SOCIAUX DE DOUAI
Politique de protection des données à caractère personnel

Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 impose une information transparente, claire et concise lors de la collecte de vos données à caractère personnel.

Le but de la présente politique est de vous informer des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l’Association des Centres Sociaux de Douai.

  1. Identité du Responsable de Traitement
  2. Traitements, finalités et bases légales des traitements.
    1. La gestion des adhérents.
    2. La gestion de la relation fournisseurs.
    3. La gestion des affaires scolaires, périscolaires, extra-scolaires et petite enfance.
    4. La gestion de l’encadrement des mini-chantiers.
    5. La gestion de l’accompagnement et suivi socio-professionnel des mineurs et jeunes majeurs.
    6. La gestion du mouvement partage et insertion.
    7. La gestion des ateliers séniors.
    8. La gestion du dispositif « aller vers ».
    9. La gestion de l’accompagnement et suivi socio-professionnel des personnes en difficulté.
    10. La gestion du site internet.
  3. Durée de conservation applicable.
  4. Destinataires des données à caractère personnel 
  5. Sécurisation de vos données.
  6. Droits et recours. 

1) Identité du Responsable de Traitement

Les données personnelles collectées sont traitées par l’Association des Centres Sociaux de Douai en tant que responsable de traitement.

Les coordonnées complètes de la structure sont :

Nom de l’organisme : ASSOCIATION DES CENTRES SOCIAUX DE DOUAI

Nom du représentant légal : Monsieur Fabrice DAUSQUE

Adresse postale : 68 rue Charles Monsarrat – 59500 DOUAI

Numéro de téléphone : 03 27 71 69 44

Adresse mail : acsddouai@wanadoo.fr

 

Le délégué à la protection des données de l’établissement est :

Nom de l’organisme : ACS RGPD – AGENCE RGPD Hauts-de-France

Nom du représentant légal : Monsieur Pierre-Antoine BAUDE

Adresse postale : 7 bis rue du Virval 62100 CALAIS

Numéro de téléphone : 06 69 98 33 48

Adresse mail : pa-baude@agencergpd.eu

 

2) Traitements, finalités et bases légales des traitements

2.1 La gestion des adhérents

Public concerné : adhérents

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Procéder à la gestion des adhérents
    • Récolter les DCP nécessaires à la constitution du dossier
  • Permettre la participation aux activités diverses
  • Mise en place d’activités diverses
  • Communiquer avec les adhérents
  • Réalisation d’états statistiques et d’enquêtes
  • Gestion comptable de l’établissement

La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD) justifié par la nécessité de de procéder à la gestion des adhésions à l’association, pour permettre aux adhérents de participer aux activités dans les meilleures conditions.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à l’identité des parents : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, téléphone, adresse mail, profil Facebook, bénéficiaire du RSA ; les données relatives à l’identité des enfants : nom, prénom, date de naissance
  • Les données relatives à la vie personnel : situation familiale, type d’autorité parentale, profession, nombre d’enfants à charge et total
  • Les données d’ordre économique et financier : bénéficiaire du RSA (Oui/Non), numéro allocataire, caisse, quotient familiale, date d’effet.

2.2 La gestion de la relation fournisseurs

Public concerné : fournisseurs

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Gestion des fournisseurs (gestion des commandes, de la réception, de l’exécution du service ou fourniture du bien, des factures et paiements)
  • Gestion comptable de l’établissement

Les bases légales de ce traitement sont l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD).

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à votre identité : nom, prénom, coordonnées professionnelles
  • Les données d’ordre économique et financier : RIB

2.3 La gestion des affaires scolaires, périscolaires, extra-scolaires et petite enfance

Public concerné : mineurs ou jeunes majeurs, représentants légaux

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Inscription des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
  • Suivi des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
  • Facturation des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance
  • Accueils et activités périscolaires et extrascolaires
  • Accueils collectifs de mineurs avec ou sans hébergement (accueils de loisirs extrascolaires organisés par toute personne morale, tout groupement de fait ou par une personne physique dans le cas où cette personne perçoit une rétribution)
  • Accueil de loisir de sept mineurs au moins, en dehors d’une famille, pendant au moins quatorze jours, au cours d’une même année sur le temps extrascolaire ou périscolaire pour une durée minimale de deux heures par journée de fonctionnement
  • Accueil de loisirs extrascolaires pour les jours sans école incluant un nombre maximum de 300 mineurs
  • Accueil de la petite enfance au sein d’établissements et services d’accueil des enfants de moins de 6 ans
  • Accompagnement à la scolarité

Les bases légales de ce traitement sont le consentement de la personne concernée (article 6-a du RGPD), l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à la gestion des affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à l’identité des parents : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, téléphone, adresse mail, profil Facebook, bénéficiaire du RSA ; les données relatives à l’identité des enfants : nom, prénom, date de naissance
  • Les données relatives à la vie personnelle : situation familiale, type d’autorité parentale, profession, nombre d’enfants à charge et total, attestation d’assurance scolaire
  • Les données d’ordre économique et financier : bénéficiaire du RSA (Oui/Non), numéro allocataire, caisse, quotient familiale, date d’effet, attestation CAF, attestation CMU ou mutuelle
  • Les données relatives à la santé : l’état vaccinal obligatoire, à jour, de l’enfant ; la fiche sanitaire : les données nécessaires à une prise en charge spécifique ; la mention de la présence d’un handicap nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation des conditions d’accueil, ainsi que les mesures de prise en charge ou d’adaptation retenue (sans détail complémentaire) ; la mention de la mise en place d’un plan d’accueil individualisé (PAI) sans détail complémentaire ; les renseignements sur les allergies et pathologies, après obtention du consentement exprès des représentants légaux des mineurs concernés.

2.4 La gestion de l’encadrement des mini-chantiers

Public concerné : jeunes du quartier

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Accueil des jeunes pour participer au dispositif
  • Vérification de l’éligibilité à participer
  • Effectuer les rapports à la ville

La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de vérifier l’éligibilité des jeunes à participer au dispositif.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse postale, téléphone, date de naissance, genre
  • Données relatives à la vie professionnelle : statut professionnel, localisation (quartier prioritaire), pointure, projet professionnel de la personne

2.5 La gestion de l’accompagnement et suivi socio-professionnel des mineurs et jeunes majeurs

Public concerné : Mineurs, jeunes majeurs et représentants légaux

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Gestion administrative des personnes concernées
  • Saisie des problématiques identifiées dans le cadre de l’évaluation sociale (individuelle et familiale) en vue de garantir un accompagnement adapté et, le cas échéant, orienter les jeunes vers les organismes ou partenaires sociaux appropriés en fonction de leur situation
  • Elaboration et suivi du projet personnalisé d’accompagnement des personnes
  • Echange et partage d’informations entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux des informations strictement nécessaires permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des jeunes
  • Gestion des procédures d’aides sociales et suivi des trajectoires des jeunes concernés
    • Pré-instruction et suivi des demandes d’aides sociales (aides financières ou en nature)
    • Accompagnement et suivi éducatif et budgétaire, et prévention du surendettement
    • Gestion et suivi des mesures prises à l’égard des mineurs ou des jeunes majeurs ainsi que de leurs familles, décidées dans un cadre administratif (actions d’insertion sociale et professionnelle)
  • Elaboration des rapports et des comptes-rendus destinés à l’autorité ayant décidé de la mesure
  • Réalisation et suivi des actes permettant d’assurer l’éducation des mineurs ou des jeunes majeurs (santé, scolarisation, formation et insertion professionnelle)
  • Gestion financière et comptable de l’établissement, du service ou de l’organisme
  • Etablissement de statistiques, d’études internes et d’enquêtes de satisfaction aux fins d’évaluation des activités, de la qualité des prestations et des besoins à couvrir.

Les bases légales de ce traitement sont le consentement de la personne concernée (article 6-a du RGPD), l’exécution d’un contrat (article 6-b du RGPD) le respect d’une obligation légale (Article 6-c du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à l’accompagnement et au suivi socio-professionnel des jeunes le plus complet possible.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à l’identification des bénéficiaires de l’accompagnement et du suivi social et, le cas échéant, de leurs représentants légaux : nom, prénom, sexe, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, photographie (facultatif), numéro d’identification de rattachement à un organisme (numéro d’adhérent ou allocataire) ; les données d’identification des personnes concourant à l’accompagnement et au suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone
  • Les données relatives à la vie personnelle du bénéficiaire : situation et composition familiale du foyer, et le cas échéant, l’identification d’enfants pris en charge dans le cadre de la protection de l’enfance, les centres d’intérêts, langue parlée dans la mesure où cette information est indispensable pour mentionner le besoin de traducteurs ; la nature de la mesure de protection juridique, et le cas échéant les coordonnées du mandataire ; la couverture sociale : organismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts ; des informations relatives à la procédure de demande d’asile (dépôt d’une demande d’asile : oui/non) ; personnes de confiance le nom et la qualité
  • Les données relatives à la vie professionnelle : le parcours professionnel et de formation dans le cadre de l’aide à l’insertion professionnelle (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification)
  • Les données relatives à l’accompagnement social : les mesures d’accompagnement du jeune et de la famille : le type, les motifs et objectifs de la mesure, le parcours, les actions d’insertion prévues, les comptes-rendus d’entretien ; dans le cadre de l’évaluation sociale des personnes concernées : les conditions d’éducation et le contexte de vie de l’enfant ou du majeur de moins de 21 ans, l’évaluation des capacités parentales, les difficultés personnelles qui peuvent concourir à mettre le mineur ou jeune majeur en difficulté ou en danger, aux évènements familiaux impactant la vie du mineur ou du jeune majeur et permettant de comprendre sa situation, la synthèse des comptes rendus des entretiens avec les personnes concernées, s’il y a lieu, avec les autres intervenants dans l’accompagnement ; mention de l’existence d’une situation de danger ou de risque ou de danger (information préoccupante et signalement)
  • Les données d’ordre économique et financier : les conditions de vie matérielles, situation financière (ressources, charges, crédits, dettes), prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire), situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion), moyens de mobilité ; les coordonnées bancaires dans la mesure où cette information est nécessaire au versement d’une prestation
  • Les données sensibles d’identification des bénéficiaires de l’accompagnement et du suivi social : numéro de sécurité sociale

2.6 La gestion du mouvement partage et insertion

Public concerné : personnes en difficulté

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Collecte des DCP pour intégrer les bénéficiaires du RSA aux groupes d’expression
    • Réalisation d’entretiens individuels
  • Réalisation de bilans

Les bases légales de ce traitement sont l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD) justifié par la nécessité de procéder à l’inscription des personnes aux groupes d’expression et d’effectuer les bilans.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à votre identité : nom, prénom, numéro de téléphone, commune, (le cas échéant) âge
  • Les données d’ordre économique et financier : bénéficiaire du RSA (Oui/Non)

2.7 La gestion des ateliers séniors

Public concerné : séniors

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Procéder à la mise en place d’ateliers à destination des séniors
  • Suivi de la facturation des activités

La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à l’inscription des personnes concernées aux ateliers souhaités et en assurer la gestion.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à votre identité : nom, prénom, date de naissance

2.8 La gestion du dispositif « aller vers »

Public concerné : habitants du quartier

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Rencontre des habitants et saisies de problématiques
  • Apports de solutions et/ou mise en relation avec la personne compétente et/ou les structures compétentes

Les bases légales de ce traitement sont l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité d’assurer un lien social dans le territoire de l’association.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à votre identité : nom, prénom, adresse postale, mail, téléphone
  • Les données relatives à votre demande : saisie de la problématique

2.9 La gestion de l’accompagnement et suivi socio-professionnel des personnes en difficulté

Public concerné : personnes en difficulté

Les données personnelles collectées sont utilisées et conservées pour :

  • Accueil du public
  • Assurer la gestion du dossier administratif de la personne concernée
  • Instruire, gérer et, le cas échéant, ouvrir les droits les prestations sociales légales et facultatives
  • Offrir un accompagnement social et socio-professionnel adapté
  • Elaboration d’un projet personnalisé d’accompagnement
  • Accompagnement, suivi et conseil budgétaire des personnes et de prévention du surendettement
  • Gestion des demandes d’hébergement et d’accès au logement
  • Gestion des impayés et prévention des expulsions locatives
  • Assurer le suivi des personnes dans l’accès aux droits
  • Orienter les personnes vers les structures compétentes susceptibles de les prendre en charge
  • Echanger et partager les informations strictement nécessaires, permettant de garantir la coordination et la continuité de l’accompagnement et du suivi des personnes entre les intervenants sociaux, médicaux et paramédicaux
  • Assurer la gestion administrative, financière et comptable de l’établissement
  • Assurer la remontée des informations préalablement anonymisées aux autorités compétentes

Les bases légales de ce traitement sont le consentement de la personne concernée (article 6-a du RGPD), le respect d’une obligation légale (Article 6-c du RGPD) et l’intérêt légitime de la structure (article 6-f du RGPD), justifié par la nécessité de procéder à l’accompagnement et le suivi socio-professionnel le plus complet possible des personnes en difficultés.

Dans ce cadre, l’Association des Centres Sociaux de Douai peut collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Les données relatives à votre identité : nom, prénom, sexe, adresse, courriel, numéro de téléphone, date et lieu de naissance ; numéro d’identification de rattachement à un organisme : numéro d’adhérent ou d’allocataire ; nationalité du bénéficiaire sous la forme « Français / UE / hors UE » ; dans des cas exceptionnels, la photocopie de la pièce d’identité de la personne concernée notamment dans le cadre de l’entrée dans certains dispositifs (FSE, IEJ…)
  • Les données relatives à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer, centres d’intérêt
  • Les données relatives au parcours professionnelle et de formation : scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification
  • Les données relatives à la vie matérielle : situation financière : ressources, charges, crédits, dettes ; prestations et avantages sociaux perçus : nature, montant, quotient familial, numéro d’allocataire ; situation face au logement et à l’hébergement : type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement (domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion) ; moyens de mobilité
  • Les données relatives à la couverture sociale : organismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts.
  • Les données d’ordre économique et financier : relevé d’identité bancaire (RIB)
  • Les données relatives à votre évaluation sociale et médico-social : difficultés rencontrées et appréciations sur celles-ci, évaluation de la situation des personnes afin de repérer l’aggravation de difficultés
  • Les données relatives aux type d’accompagnement et actions mis en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement, objectifs, parcours, actions d’insertion prévues, entretien et suivi
  • Les données relatives à l’identification des personnes dans le cadre de l’accompagnement au numérique : dans des cas exceptionnels, il est possible d’enregistrer les identifiants et mots de passe de l’espace personnel de la personne concernée lorsque celle-ci n’a pas la capacité de se connecter seule (p. ex. : la personne concernée n’est pas en mesure de se déplacer et est dépourvue d’un accès à Internet)
  • Les données relatives à certaines aides sociales légales : les informations nécessaires aux dossiers ASH, CSS, MDPH, APL, PRIME ACTIVITE…
  • Les données sensibles : numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019.

2.10 La gestion du site internet

Préambule

L’Association des Centres Sociaux de Douai s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués sur https://www.centres-sociaux-douai.fr/ soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

La présente politique de protection des données s’applique au traitement de données effectué via le site internet de l’Association des Centres sociaux de Douai. Elle vous informe sur la/les finalité(s) des traitements effectués, la base légale des traitements, les destinataires des données ainsi que leur durée de conservation, les mesures de sécurité (description générale), l’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées, l’utilisation et la gestion des cookies, vos droits informatiques et libertés et la façon de les exercer.

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Les pratiques spécifiques décrites dans cette déclaration de politique de la vie privée ne concernent que le site Internet susmentionné. Nous collectons les données individuelles que vous nous fournissez dans le cadre du formulaire de contact, ainsi que dans les courriers électroniques que vous nous envoyez. L’ensemble de notre personnel et des opérateurs qui ont accès aux données individuelles et interviennent dans leur traitement est tenu de respecter leur confidentialité.

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3) Durée de conservation applicable

Vos données ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, augmenté le cas échéant des délais légaux de conservation.

Si le traitement concerné est fondé sur l’obtention préalable de votre consentement, vous avez droit au retrait de ce dernier à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

 

4) Destinataires des données à caractère personnel

L’Association des Centres Sociaux de Douai est susceptible de transmettre vos données à ses sous-traitants pour la réalisation de ses activités, à ses partenaires et aux organismes légaux.

En cas de traitement de donnée au profit de l’Association des Centres Sociaux de Douai, l’établissement s’assure au préalable que ses sous-traitants respectent les obligations du RGPD.

Toute demande d’informations en vue d’une étude statistique fera l’objet d’une transmission de données préalablement anonymisées.

Aucun transfert de donnée n’est effectué en dehors de l’Union Européenne.

Aucune prise de décision n’est automatisée.

 

5) Sécurisation de vos données

L’Association des Centres Sociaux de Douai s’engage à protéger les données personnelles traitées. Pour se faire, l’Association des Centres Sociaux de Douai s’est engagée dans une démarche de sécurisation de ses traitements de données à caractère personnel, selon les recommandations de la CNIL et de l’ANSSI.

 

6) Droits et recours

Nous sommes très attachés au respect de cette règlementation vous pouvez à tout moment demander à faire respecter vos droits conformément aux articles 15 à 21 du RGPD (droit d’accès, rectification, oubli/effacement, limitation, opposition, portabilité).

Cette demande peut être effectuée soit en contactant l’Association des Centres Sociaux de Douai à l’adresse suivante : acsddouai@wanadoo.fr, soit en contactant le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : pa-baude@agencergpd.eu ou encore directement auprès de l’autorité de contrôle Française (CNIL) à l’adresse suivantehttps://www.cnil.fr/  ou par téléphone au 03 27 71 69 44.   Votre demande sera traitée dans les délais imposés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et du RGPD.